Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami w Inspektoracie
Ograniczenie ilości dokumentacji papierowej oraz rozwinięcie komunikacji elektronicznej – to główne cele systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (EZD).
Elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy urzędami na Mazowszu oraz sukcesywne eliminowanie dokumentacji papierowej stały się możliwe dzięki Elektronicznej Platformie Wymiany i Obiegu Dokumentów Administracji Rządowej Województwa Mazowieckiego (EPWiOD).
Wdrożenie Elektronicznego Zarządzania Dokumentami w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii z siedzibą w Siedlcach rozpoczęło się w lipcu 2013 r. Od 1 stycznia 2015 r. system EZD stał się podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych w Inspektoracie. Oprogramowanie na bazie którego pracuje Inspektorat uzyskany jest z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.
Efektem wprowadzenia systemu we wszystkich komórkach organizacyjnych Inspektoratu jest przede wszystkim unowocześnienie realizacji spraw. Tradycyjne papierowe teczki zostały sukcesywnie zastąpione dokumentacją elektroniczną. Udoskonalenia dały też większą możliwość kontroli terminów, obciążenia pracowników ilością prowadzonych spraw oraz tworzenia analiz i statystyk. Dodatkową zaletą systemu jest usprawnienie korespondencji między komórkami organizacyjnymi, realizowanej głównie drogą elektroniczną. Modyfikacja zarządzania dokumentami ułatwiła zewnętrzną komunikację m.in. z obywatelami, innymi urzędami.
W Inspektoracie powołany został Zespół utrzymaniowo-rozwojowy systemu EZD, do którego zadań należy min. utrzymanie i rozwój systemu, nadzór nad przestrzeganiem instrukcji i procedur EZD, opracowywanie i aktualizowanie niezbędnej dokumentacji. Przewodniczącym Zespołu jest Monika Wójcik - główny specjalista ds. pracowniczych. Jest ona odpowiedzialna za koordynowanie i monitorowanie funkcjonowania Systemu EZD w Inspektoracie. Kierowany przez nią Zespół pracuje nad testowaniem nowych wersji systemu i nad ich wdrożeniem. Administratorem systemu EZD w Inspektoracie jest Dariusz Nurzyński – główny informatyk.
